E-Rechnung: Was Du als Handwerker wissen musst

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und beeinflusst alle Bereiche unseres Lebens – auch den geschäftlichen. Besonders im Rechnungswesen zeichnet sich ein deutlicher Trend ab: Die E-Rechnung. Für Dich als Handwerker oder kleines Unternehmen kann die Einführung der E-Rechnung erhebliche Vorteile bieten, aber auch Herausforderungen mit sich bringen. In diesem Beitrag erkläre ich Dir, was E-Rechnungen sind, warum sie wichtig sind und wie Du davon profitieren kannst.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die direkt in Dein Buchhaltungssystem importiert werden können. Das bedeutet, dass sie nicht nur als PDF oder Bild vorliegen sollte, sondern in einem Format wie ZUGFeRD oder XRechnung, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.

Warum ist die Einführung der E-Rechnung wichtig?

Die E-Rechnung ist nicht nur ein Trend, sondern eine notwendige Anpassung an gesetzliche Vorschriften und die Anforderungen moderner Geschäftsprozesse. Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Für Dich als Handwerker oder kleines Unternehmen, das regelmäßig mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeitet, ist die Umstellung daher unumgänglich.

Vorteile der E-Rechnung für Dich als Handwerker oder kleines Unternehmen

• Effizienz und Zeitersparnis: Der größte Vorteil der E-Rechnung ist die Automatisierung. Durch den Wegfall manueller Prozesse, wie das Ausdrucken, Versenden und Archivieren von Papierrechnungen, sparst Du Zeit und Kosten.
• Fehlerminimierung: Automatisierte Prozesse reduzieren das Risiko von Fehlern, die bei manueller Dateneingabe häufig auftreten. Dies kann besonders für Dich von Vorteil sein, da Rechnungsfehler oft zu Zahlungsausfällen oder Verzögerungen führen.
• Schnellere Zahlungseingänge: Eine gut strukturierte E-Rechnung kann schneller verarbeitet werden, was zu einer schnelleren Zahlung führt. Gerade als Handwerker, der oft auf schnelle Liquidität angewiesen ist, ist dies ein erheblicher Vorteil.
• Kosteneinsparungen: Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen kannst Du Druck-, Versand- und Lagerkosten sparen. Dies ist besonders für kleine Unternehmen wichtig, die oft auf eine schlanke Kostenstruktur angewiesen sind.
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papierrechnungen trägt zu einem umweltfreundlicheren Geschäftsprozess bei, was zunehmend auch für das Image Deines Unternehmens wichtig wird.

Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht ohne Herausforderungen. Besonders für kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe, die bisher wenig Berührungspunkte mit digitalem Rechnungswesen hatten, kann die Einführung zunächst komplex wirken.

• Technische Anforderungen: Die Implementierung der notwendigen Software und IT-Infrastruktur kann kostspielig und zeitaufwendig sein. Du musst möglicherweise in neue Software investieren oder Deine bestehenden Systeme aktualisieren.
• Schulung und Mitarbeiterakzeptanz: Deine Mitarbeiter müssen im Umgang mit der neuen Technologie geschult werden. Oftmals gibt es eine gewisse Skepsis oder Angst vor der Umstellung, insbesondere bei Mitarbeitern, die wenig technikaffin sind.
• Rechtliche Vorgaben: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Anforderungen an E-Rechnungen erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Es ist wichtig, Dich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen vertraut zu machen, um mögliche Fehler zu vermeiden.

Systeme für die Umsetzung der E-Rechnung

Für eine erfolgreiche Einführung der E-Rechnung benötigst Du geeignete Softwarelösungen, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch benutzerfreundlich sind. Hier sind vier Systeme, die Du in Betracht ziehen solltest:

1. SevDesk: Eine intuitive und benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von Handwerkern und kleinen Unternehmen zugeschnitten ist. SevDesk unterstützt die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen und bietet eine nahtlose Integration mit anderen Buchhaltungsprozessen.
2. Lexware: Eine umfassende Softwarelösung, die sowohl für die Buchhaltung als auch für die Erstellung von E-Rechnungen geeignet ist. Lexware bietet eine Vielzahl von Funktionen, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurden, darunter auch die Einhaltung der XRechnung-Standards.
3. Billomat: Diese cloudbasierte Software ermöglicht es Dir, Rechnungen einfach und schnell zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Billomat unterstützt sowohl nationale als auch internationale Rechnungsformate und ist ideal für Unternehmen, die flexibel und ortsunabhängig arbeiten möchten.
4. DATEV Unternehmen online: Besonders für Unternehmen, die bereits mit DATEV arbeiten, ist dieses System eine naheliegende Wahl. Es bietet umfassende Funktionen für die digitale Buchführung und die Erstellung von E-Rechnungen und ist eng mit den DATEV-Steuerberatungssystemen verknüpft.

Tipps für eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnung

• Frühzeitige Planung: Beginne frühzeitig mit der Planung und Bewertung Deiner aktuellen Prozesse. Identifiziere Bereiche, die durch die Umstellung betroffen sein könnten, und plane die erforderlichen Anpassungen.
• Geeignete Softwarelösung auswählen: Wähle eine Softwarelösung, die Deinen spezifischen Anforderungen entspricht. Achte darauf, dass die Software sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch benutzerfreundlich ist.
• Mitarbeiterschulung: Schule Deine Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und den Prozessen rund um die E-Rechnung. Dies fördert die Akzeptanz und verringert die Fehlerquote.
• Externe Unterstützung nutzen: Ziehe externe Experten hinzu, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten. Dies kann besonders für kleine Unternehmen sinnvoll sein, die nicht über die internen Ressourcen verfügen.
• Pilotphase durchführen: Führe eine Pilotphase durch, in der Du die E-Rechnung mit einem begrenzten Kundenkreis testest. Dies hilft, mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung bietet Dir als Handwerker oder kleines Unternehmen eine großartige Möglichkeit, Deine Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Zahlungsabwicklung zu beschleunigen. Obwohl die Umstellung mit Herausforderungen verbunden sein kann, überwiegen die Vorteile eindeutig. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung kann den Übergang erleichtern und sicherstellen, dass auch kleinere Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Wenn Du noch mehr über die Vorteile der E-Rechnung erfahren möchtest oder Unterstützung bei der Umstellung benötigst, kontaktiere uns bei bd-8.de. Wir helfen Dir gerne weiter!